Diklogi

A. Pengantar Teknologi Informasi

Hadirnya teknologi informasi menjadi jawaban atas kemudahan dalam melakukan pekerjaan saat ini. Teknologi informasi menjadi alat bantu untuk membantu pekerjaan menjadi lebih mudah dan cepat, apalagi pada pekerjaan yang sifatnya berulang. Dulu untuk menghubungi atau memberikan pesan atau informasi ke orang atau lembaga digunakan sebuah surat dan waktu pengirimannya pun menyesuaikan jarak dari penerima surat tersebut sehingga apabila jarak penerima jauh sudah tentu akan memakan waktu yang lama pula. Sekarang, dengan adanya integrasi teknologi informasi maka penyampaian informasi menjadi lebih efisien, sebagai contoh untuk penyampaian pesan atau informasi sekarang ini sudah menggunakan aplikasi sehingga penyampaian pesan atau infromasi tersebut dapat sampai dalam hitungan detik saja. Selain itu, manfaat lainnya yakni apabila terdapat kesalahan pada pesan atau infromasi tersebut dapat langsung diperbaiki.

Berikut definisi teknologi informasi dari beberapa sumber:

Haag & Keen (1996)

Teknologi informasi adalah sekumpulan alat yang dapat membantu kita memproses informasi dan melakukan tugas-tugas yang berkaitan dengan pemrosesan informasi.

Brown et al. (2012)

Teknologi informasi menghubungkan sistem informasi dan sumber daya manusia untuk menyelesaikan pekerjaan dengan mudah.

Prasojo & Riyanto (2013)

Teknologi informasi didefinisikan ilmu yang meliputi teknologi komunikasi untuk memproses, menyimpan data menjadi sebuah informasi kemudian dikirimkan melalui jalur komunikasi.

Simarmata et al. (2020)

Teknologi informasi adalah tahapan dalam menghasilkan sebuah infomasi yang terdiri dari sumber informasi, saluran informasi, seleksi dan transmisi informasi, penerimaan informasi, penyimpanan dan penelusuran informasi, serta penggunaan informasi.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi merupakan gabungan dari teknologi dan komunikasi yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) untuk mengolah, memproses, memperoleh, menyimpan, dan memanipulasi data menjadi sebuah informasi yang akurat dan berkualitas. Informasi yang berkualitas yakni informasi yang dapat dipercaya dan relevan sehingga dapat digunakan seseorang atau lembaga untuk keperluan yang mendukung kegiatan seseorang atau lembaga tersebut. 

Pemanfaatan teknologi informasi (TI) sekarang ini semakin meningkat, dimana menghubungkan sistem dengan pekerja bagian depan (front office) dengan pekerja bagian belakang (back office) untuk dapat bersaing dengan lembaga lain. Pemanfaatan ini memberikan dampak seperti akses informasi yang cepat dengan memanfaatkan jaringan nirkabel yang memiliki kecepatan tinggi sehingga pekerjaan menjadi lebih produktif. Akses email yang dapat dilakukan oleh pekerja kapanpun dan dimanapun. Selain itu, akses komunikasi yang mudah dengan memanfaatkan alat komunikasi untuk meminimalisir waktu.

B. Perkembangan Teknologi Informasi

Penyebab utama globalisasi saat ini yakni pesatnya perkembangan teknologi informasi yang lebih cepat dari yang dibayangkan semua orang. Adanya implementasi internet, intranet, electronic data interchange, virtual office, e-commerce, dll. telah menjangkau antar negara yang dikarenakan perpaduan antara teknologi komputer dan telekomunikasi menyebabkan revolusi di bidang teknologi infromasi dan sistem informasi.

Perkembangan teknologi komputer juga karena didukung oleh teori-teori tentang manajemen perusahaan modern. Pakar manajemen dan organisasi seperti Peter Drucker, Michael Hammer dan Porter menambah perspektif manajemen teknologi informasi modern. Berdasarkan dari penemuan komputer hingga saat ini, perkembangan teknologi informasi terdiri beberapa periode atau era.

Berikut ini perkembangan teknologi informasi (Rachmadi, 2020):

1. Perkembangan Teknologi Era Komputerisasi

Era ini dimulai sekitar tahun 1960-an, ketika perusahaan seperti IBM memperkenalkan mikrokomputer dan mainframe ke industri. Banyak perusahaan menggunakannya karena penghitungan yang cepat untuk keperluan pengolahan data. Tujuan penggunaan komputer masa ini untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan karena digunakan untuk tugas-tugas tertentu dan berulang. Pada masa ini, belum terlihat suasana kompetitif sebab jumlah perusahaan masih relatif sedikit sehingga sebagian besar perusahaan memonopoli pasar tertentu karena belum ada pesaing.

Saat itu, rata-rata perusahaan besar yang bergerak di bidang infrastruktur (kelistrikan dan telekomunikasi) dan pertambangan menggunakan peralatan komputer untuk membantu kegiatan manajemen sehari-hari mereka. Adapun keperluan manajemen yang paling banyak menggunakan komputer ada pada bagian back office. Selain itu, perusahaan juga menggunakan kemampuan mainframe untuk melakukan kalkulasi kompleks guna membantu menyelesaikan masalah teknis operasional.

2. Era Kemajuan Teknologi Informasi

Kemajuan dalam kombinasi teknologi digital dan telekomunikasi telah membawa komputer ke dalam periode "revolusioner". Pada awal 1970-an, teknologi PC atau komputer pribadi diperkenalkan untuk menggantikan mini komputer. Dengan menggunakan komputer yang dapat ditempatkan di meja, para manajer atau pegawai dapat memperoleh informasi yang telah diproses oleh komputer. Kecepatannya pun hampir sama dengan mini komputer bahkan mainframe.

Penggunaan komputer di sebuah perusahaan tidak hanya dapat meningkatkan efisiensi, tetapi juga mendukung proses kerja yang lebih efektif. Pada era ini, komputer menjadi "milik pribadi" dari bidang atau departemen EDP (electronic data processing) di perusahaan. Disini, pegawai dalam organisasi dapat menggunakan komputer untuk pemrosesan database dan pemrosesan data. Penggunaan komputer antar perusahaan semakin meningkat, terutama ketika persaingan telah bergeser dari pasar tunggal ke pasar bebas. Hal ini memperlihatkan bahwa perusahaan yang menggunakan teknologi komputer sangat efektif dibandingkan dengan perusahaan yang masih menggunakan proses manual.

Pada era ini komputer telah memasuki tahapan baru yakni sebagai fasilitas yang dapat memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan (khususnya perusahaan yang bergerak di bidang jasa). Penyebabnya karena pada awal 1980-an teori manajemen organisasi modern diperkenalkan secara luas, salah satu teori tersebut adalah manajemen perubahan. Sehingga hampir semua teori manajemen menekankan pada pentingnya teknologi informasi yang merupakan salah satu komponen penting yang harus diimplementasikan di perusahaan.

Pada teori organisasi modern, persaingan bebas mengarahkan pelanggan untuk memilih berbagai produk yang ada di pasar dengan sangat cerdas. Proses menciptakan produk atau layanan kepada pelanggan (memberikan layanan kepada pelanggan) adalah kunci utama kinerja perusahaan. Keadaan ini biasanya pada dasarnya sama dengan istilah manajemen seperti "market driven" atau "perusahaan berbasis pelanggan", yakni kinerja perusahaan dinilai dari kepuasan pelanggannya. Tentunya dalam bentuk persaingan baru ini, peran komputer dan teknologi informasi digabungkan dengan komponen lain (seperti proses, prosedur, sumber daya manusia, struktur organisasi. budaya organisasi, manajemen dan lainnya) untuk membentuk suatu sistem yang baik sebagai kunci keberhasilan strategi perusahaan.

3. Perkembangan Teknologi Era Globalisasi Informasi 

Fenomena yang terjadi sejak pertengahan 1980-an, bidang teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) berkembang sangat pesat. Ketika seminar Internet internasional diadakan di San Francisco pada tahun 1996, para praktisi teknologi informasi yang sebelumnya bekerja sama untuk memperkenalkan Internet ke dalam industri menyebutkan bahwa mereka tidak pernah menyangka perkembangan Internet menjadi pesat seperti ini.

Tidak ada yang bisa menahan kecepatan perkembangan teknologi informasi. Keberadaannya menghilangkan batas arus informasi antar negara. Penerapan teknologi seperti LAN, WAN, Intranet, Internet, dll menjadi semakin populer dan berkembang di masyarakat. Perusahaan saat ini tidak lagi terikat oleh batasan fisik sebab melalui dunia maya, dapat menjangkau pelanggan di semua tingkatan masyarakat yang terhubung ke Internet. Selain itu, muncul transaksi dengan menggunakan mata uang elektronik untuk memperbarui transaksi secara elektronik, transaksi dapat dengan mudah dilakukan di dunia maya.

C. Peran teknologi informasi dalam organisasi

Tidak dapat dipungkiri bahwa peran teknologi informasi sangat dibutuhkan oleh organisasi untuk membantu jalannya kegiatan dan layanan organisasi yang berujung pada kepuasan pelanggan. Pada umumnya, pelanggan akan memilih layanan/produk yang mereka butuhkan dan mencari penyedia layanan/produk tersebut yang lebih lebih murah, lebih baik, dan lebih cepat. Disini teknologi informasi berperan penting sebagai bagian yang memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi. Adapun kunci dari suksesnya kinerja organisasi terletak pada bagian depan (front office) dan bagian belakang (back office) organisasi sehingga integrasi teknologi informasi pada kegiatan organisasi ditujukan untuk menjalankan proses yang efektif, efisien, dan terkontrol dengan baik.

Menurut Sutarman (2012) pentingnya peranan teknologi informasi dalam organisasi yakni:

1. Kompleksitas tugas manajemen terus meningkat

Persaingan antar organisasi pasti menimbulkan kompleksitas tugas manajemen. Dengan menggunakan teknologi informasi, kompleksitas ini dapat diuraikan dan disederhanakan sehingga performanya pun akan cepat dan hasilnya pun berkualitas.

2. Pengaruh Ekonomi Global

Sebuah organisasi yang ingin berhasil pasti ingin memasuki pasar internasional yang tentunya memiliki trend tersendiri. Adanya teknologi informasi, ini akan memudahkan organisasi untuk membaca peta ekonomi global sehingga dapat membuat prediksi tentang ekonomi global kedepannya. Oleh karena itu, jika hasil prakiraan diperkirakan negatif atau buruk, maka langkah-langkah yang preventif dapat diambil.

3. Kinerja harus lebih cepat

Kecepatan adalah kunci sukses. Jika dikaitkan dengan bidang jasa, maka konsumen akan menginginkan pelayanan yang terbaik, serta mudah dan jelas. Teknologi informasi memungkinkan permintaan akan kecepatan waktu dapat direalisasikan.

4. Persaingan Bisnis

Persaingan tentu terjadi diantara organisasi sebab setiap organisasi menginginkan pengguna untuk memilih dan menyukai layanan-layanan mereka. Teknologi informasi dapat membawa kesuksesan dan memenangkan persaingan bisnis karena teknologi informasi memiliki komposisi yang baik dibandingkan dengan sistem tradisional.

Apabila dibandingkan, teknologi informasi memiliki keunggulan diantaranya canggih, memiliki jangkauan yang luas, fleksibel, dan dapat menyampaikan informasi dengan cepat. Sedangkan sistem tradisional memiliki ciri diantaranya lambat, memiliki jangkauan yang terbatas, tidak flesibel, dan penyampaian informasi masih lambat.

Referensi

Simarmata, J., Chaerul, M., Mukti, R. C., Purba, D. W., Tamrin, A. F., Jamaludin, Suhelayanti, Watrianthos, R., Sahabuddin, A. A., Meganingratna, A. (2020). Teknologi Informasi: Aplikasi dan Penerapannya. Medan: Yayasan Kita Menulis.

Rachmadi, T. (2020). Pengantar Teknologi Informasi. Tiga Ebook.

Prasojo, L. D., & Riyanto. (2013). Teknologi Informasi Pendidikan. Yogyakarta: Gava Media.

Sutarman. (2012). Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.

Brown, C. V., DeHayes, D. W., Hoffer, J. A., Martin, E. W., & Perkins, W. C. (2012). Managing Information Technology, 7th Edition. New Jersey: Pearson.

Haag, S., & P. Keen. (1996). Information Technology: Tomorrow's Advantage Today. New York: McGraw-Hill.