Diklogi

Sumber daya data (data resources) terdiri dari fakta dan informasi yang dikumpulkan organisasi saat menjalankan kegiatan di semua tingkat organisasi. Komponen sumber daya data meliputi data numerik, teks, audio, video, dan grafis yang dikumpulkan baik di dalam organisasi dan dari sumber di luar organisasi, serta metadata, yang menggambarkan karakteristik dan teknis dari sumber daya data. 

Variasi dan volume data yang tersedia untuk organisasi telah menyebabkan data dikenali sebagai sumber daya organisasi utama, untuk dikelola dan dikembangkan seperti aset lain, meliputi fasilitas, tenaga kerja, dan modal. Sebuah organisasi akan unggul apabila dapat mengelola data dan pengetahuan organisasi sebagai sumber daya strategis, memahami kegunaan data untuk keputusan organisasi, dan menyusun data seefisien mungkin seperti yang mereka lakukan pada aset lainnya. 

Lalu bagaimana merencanakan data, mengontrol integritas data, mengamankan akses ke dan menggunakan data, dan membuat data dapat diakses?

Hal-hal diatas sangat penting bagi pekerja di organisasi seperti halnya sumber daya organisasi lain, sumber data yang berkualitas harus diidentifikasi; ruang yang cukup harus tersedia untuk penyimpanan data; data usang harus diidentifikasi, dibuang, atau diarsipkan; dan penggunaan data harus diperhitungkan.

Berikut ini prinsip dalam mengelola data, proses manajemen data, dan kebijakan manajemen data menurut Brown et al. (2012):

A. Prinsip pengelolaan data

Pengelolaan sumber daya data yang berhasil bergantung pada pemahaman pedoman utama tertentu seperti:

1. Kebutuhan mengelola data adalah permanen

Setiap organisasi memiliki pelanggan atau klien, seperti organisasi lain atau perorangan. Organisasi biasanya memiliki pembukuan dan aktivitas manajemen lainnya yang dilakukan, semua itu pasti memiliki data. Nilai data mungkin berubah, data baru mungkin ditambahkan, ada layanan yang dihentikan, dan karyawan dipekerjakan dan nantinya pensiun, tetapi organisasi akan selalu memiliki pelanggan, layanan, karyawan, dan entitas lain yang perlu disimpan datanya.

Jika data dikelola dengan baik, banyak dari database akan tetap relatif tidak berubah ketika organisasi memutuskan untuk mengubah cara berkegiatannya. Pada saat yang sama, program yang menganalisis, memproses, dan melaporkan informasi dapat berubah secara drastis. Dengan demikian, data sangat penting bagi organisasi karena data tetap ada sepanjang waktu dan perlu dikelola seiring waktu.

2. Data ada di beberapa tingkat

Setiap organisasi menyimpan data dalam jumlah besar, terdapat sedikit kelas data dasar yang menjadi dasar sebagian besar informasi. Salah satu cara untuk mengatur data disebut piramida data (gambar 1). Meskipun data baru dapat memasuki piramida ini di tingkat manapun, namun sebagian besar data baru masuk di dasar piramida dalam database operasional. 

Selain itu, kontrol manajerial dan database strategis (sering disebut data warehousing dan digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan) biasanya merupakan subset, ringkasan, atau agregasi database operasional, dengan data eksternal utama sebagai pelengkap.

Gambar 1. Piramida data (Brown et al., 2012)

3. Perangkat lunak aplikasi harus terpisah dari database

Salah satu tujuan dari manajemen data adalah independensi aplikasi, pemisahan, atau decoupling data dari sistem aplikasi. Konsep ini diilustrasikan pada gambar 2.

Gambar 2. Kategori pemrosesan informasi dengan independensi aplikasi (Brown et al., 2012)

Dalam gambar 2, pengolahan data menjadi sebuah informasi seperti pengolahan sumber daya bahan baku dan komponen menjadi produk akhir pada suatu organisasi. Data mentah (raw data) ditangkap atau diterima, diperiksa kualitasnya, dan disimpan di gudang bahan mentah, atau operasional. Data dalam penyimpanan digunakan dalam produksi produk informasi (misalnya, laporan). Data diambil dari gudang (warehouse) saat dibutuhkan. Data warehouse jangka panjang memungkinkan transaksi historis dipahami dalam konteks karakteristik pelanggan, produk, fasilitas, dan sejenisnya pada saat transaksi. 

Data ditransfer dari sumber operasional dan historis ke bagian lain dari organisasi atau organisasi lain jika diizinkan. Saat data diolah menjadi informasi, informasi ini ditambahkan ke gudang, serupa dengan masuknya produk ke dalam penyimpanan barang. Semua operasi dan pusat kerja menggunakan gudang bahan mentah untuk menghasilkan produk informasi (misalnya, laporan), tetapi pusat kerja individu (aplikasi) mungkin memiliki inventaris data dalam proses dan menerima beberapa jenis data yang tidak dibagikan diantara aplikasi lainnya. 

Dengan demikian, data dikatalogkan, dikelola, dan, setidaknya secara konseptual, disimpan secara terpusat, di mana data dapat disimpan dengan aman dan tidak terkontaminasi untuk digunakan di seluruh organisasi.

4. Perangkat lunak aplikasi dapat diklasifikasikan oleh bagaimana aplikasi tersebut mengelola data

Konsep kemandirian aplikasi menunjukkan bahwa aplikasi pemrosesan data yang berbeda dapat diklasifikasikan ke dalam tiga kelompok, berdasarkan peran mereka dalam mengelola data: pengambilan data (data capture), transfer data (data transfer), dan analisis dan presentasi data (data analysis and presentation), seperti pada gambar 2.

5. Perangkat lunak aplikasi harus dianggap disposable

Hasil signifikan dari kemandirian aplikasi adalah pembuatan aplikasi sekali pakai. Di banyak organisasi, sistem lama tidak dapat dihilangkan atau ditulis ulang dengan mudah karena aplikasi dan data saling terkait. Ketika kapabilitas presentasi sistem aplikasi menjadi usang, tetapi aplikasi juga menyimpan data yang penting bagi organisasi, sistem yang tidak efisien mungkin harus tetap hidup hanya untuk kapabilitas akses datanya.

6. Data harus di-captured sekali

Implikasi lain dari pemisahan data dari aplikasi yakni data idealnya harus diambil pada satu sumber dan, bahkan ketika tidak dibagikan dari satu database umum, disinkronkan di database yang berbeda. Terlalu mahal bagi organisasi untuk captured data yang sama beberapa kali dan memisahkan perbedaan di seluruh aplikasi. Misalnya, sebuah universitas menemukan selama peninjauan sistem aplikasinya bahwa 12 sistem berbeda menangkap alamat rumah siswa. Biaya pengelolaan data yang berlebihan diperkirakan mencapai beberapa ratus ribu dolar per tahun. Dengan demikian, arsitektur TI yang didasarkan pada independensi aplikasi memungkinkan pendekatan yang lebih responsif, fleksibel, dan bermanfaat untuk mengelola sumber daya data.

7. Ada standar data yang ketat

Data yang sama dan serupa digunakan di berbagai perangkat lunak aplikasi, data harus diidentifikasi dan didefinisikan dengan jelas sehingga semua pengguna tahu persis data apa yang mereka manipulasi. Selanjutnya, database bersama dan sistem transfer data mengharuskan konten database didefinisikan dan dijelaskan secara jelas (metadata). Tanggung jawab utama dalam mengelola sumber daya data adalah mengembangkan cara yang jelas dan berguna untuk mengidentifikasi setiap data dan memberikan makna yang tidak ambigu untuk semua data. Misalnya, organisasi harus dapat membedakan data tentang satu pelanggan dari data yang lain. Lebih lanjut, pengertian dari data seperti deskripsi produk dan spesifikasi produk harus jelas dan berbeda.

8. Master data harus sesuai

Hampir semua sistem informasi dan database mengacu pada area subjek umum dari data (orang, benda, tempat) dan sering kali meningkatkan data umum tersebut dengan data lokal yang hanya relevan dengan aplikasi atau database tersebut. Semua aplikasi yang menggunakan data umum dari area ini, seperti pelanggan, produk, karyawan, faktur, dan fasilitas, harus mengacu pada nilai yang sama.

Manajemen data master (MDM) mengacu pada disiplin ilmu, teknologi, dan metode untuk memastikan mata uang, makna, dan kualitas data referensi di dalam dan di berbagai bidang subjek. MDM memastikan bahwa setiap orang mengetahui deskripsi produk saat ini, gaji karyawan saat ini, dan alamat penagihan pelanggan saat ini.

B. Manajemen data

Pada gambar 3, gambar tersebut mencantumkan fungsi generik untuk mengelola sumber daya organisasi. Bagian ini membahas masing-masing fungsi ini dalam konteks manajemen data. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah, seperti halnya sumber daya lainnya, setiap pelaku organisasi harus terlibat, dalam beberapa cara dan dalam setiap fungsi data ini.

Gambar 3. Fungsi Manajemen Aset

1. Rencana (plan)

Perencanaan sumber daya data mengembangkan blue print untuk data dan hubungan antar data di seluruh unit organisasi Seperti kebanyakan rencana, akan ada rencana data tingkat makro, biasanya disebut model data organisasi, untuk mengidentifikasi entitas data dan hubungan di antara entitas dan rencana yang lebih rinci untuk menentukan jadwal implementasi database untuk bagian berbeda dari blue print ini. Rencana tersebut mengidentifikasi data mana yang diperlukan, di mana data tersebut digunakan dalam organisasi, bagaimana data tersebut akan digunakan (yaitu, apa yang akan digunakan untuk diproduksi), dan berapa banyak data yang diharapkan. 

2. Sumber (source)

Keputusan harus dibuat tentang sumber yang paling tepat waktu dan berkualitas tertinggi untuk setiap elemen data yang diperlukan. Misalnya, apakah data penjualan pelanggan harus dikumpulkan di tempat penjualan atau dimasukkan nanti?. Data yang diperoleh dari sumber-sumber di luar organisasi, kualitas, biaya, dan ketepatan waktu dari sumber-sumber ini perlu dipertimbangkan. Misalnya, organisasi riset pasar yang berbeda mungkin mengumpulkan data penjualan kompetitif dari gerai ritel atau survei telepon. Saat memilih sumber data eksternal, sumber asli, keandalan data, waktu kapan data dibutuhkan dan kapan dikumpulkan, ketepatan dan detail yang dikumpulkan, dan faktor-faktor lain harus diperiksa. Program manajemen data master sering kali mendorong keputusan tentang sumber data.

3. Memperoleh dan memelihara (acquire and maintain)

Setelah sumber untuk data diidentifikasi dan dipilih, sistem pengambilan data harus dibangun untuk memperoleh dan memelihara data ini. Perubahan data perlu disiarkan (melalui teknik dan teknologi manajemen data master) ke semua database yang menyimpan data ini. Pengguna data perlu mengetahui kapan data diperbarui dan mungkin secara otomatis diberi tahu tentang kondisi luar biasa (misalnya, persediaan habis, atau penerimaan pesanan pelanggan yang sangat besar).

4. Tentukan/jelaskan dan inventarisasi (define/describe and inventory)

Langkah dasar dalam mengelola sumber daya apa pun adalah menentukan apa yang sedang dikelola. Dalam mengelola data, setiap entitas data, elemen data, dan hubungan harus ditentukan, format penyimpanan dan pelaporan dibuat, dan organisasi data dijelaskan sehingga pengguna mengetahui cara mengakses data.

5. Atur dan jadikan dapat diakses (organize and make accessible)

Database perlu dirancang agar data dapat diambil dan dilaporkan secara efisien dan dalam format yang dibutuhkan oleh pemimpin. Data harus diatur dan disimpan agar informasi dapat dihasilkan dengan mudah. Meskipun sebagian besar pekerjaan di sini agak teknis, pengaturan fisik data ini tidak dapat dilakukan kecuali potensi penggunaan data didefinisikan dengan baik, dan tugas ini paling baik dilakukan oleh pemimpin. Dua aspek penggunaan data yang diperlukan untuk organisasi yang tepat adalah data apa yang dibutuhkan dan bagaimana data itu akan dipilih. Misalnya, desainer database perlu mengetahui apakah data pelanggan akan dipilih berdasarkan pasar, wilayah geografis, produk apa yang telah mereka beli, melalui staf penjualan yang mereka beli, atau kriteria lainnya.

6. Kontrol kualitas dan integritas (control quality and integrity)

Terkait dengan sertifikasi karyawan, audit catatan keuangan, dan pengujian bahan berbahaya atau cacat struktural pada bangunan, kendali mutu dan integritas harus ditempatkan pada sumber daya data. Konsep independensi aplikasi menyiratkan bahwa kontrol tersebut harus disimpan sebagai bagian dari definisi data dan diterapkan selama pengambilan dan pemeliharaan data. Selain itu, pemeriksaan database secara berkala harus dilakukan sebagai bagian dari audit catatan keuangan. Seperti fungsi jaminan kualitas lainnya, audit kualitas data ini harus ditugaskan ke organisasi yang tidak bertanggung jawab langsung untuk menyimpan dan mengelola data.

7. Lindungi dan amankan (protect and secure)

Hak yang dimiliki setiap pekerja untuk setiap jenis data harus ditentukan. Hak istimewa untuk penggunaan data mungkin termasuk definisi, pengambilan, penyisipan, penghapusan, pembaruan, dan pengambilan data dengan sendirinya atau dalam kombinasi dengan nilai lain. Misalnya, seorang pimpinan mungkin diizinkan untuk melihat gaji semua orang di departemennya tetapi mungkin tidak dapat mencocokkan nama dengan gaji. Hak istimewa dapat diberikan ke program, database, file, catatan individu atau elemen data, terminal, dan workstation.

8. Account untuk digunakan (account for use)

Karena ada biaya yang cukup besar untuk mendapatkan, memelihara, dan melaporkan data, biaya ini harus diidentifikasi dan sistem akuntansi dikembangkan untuk melaporkannya. Sistem operasi dan sistem manajemen basis data dapat menangkap biaya sebenarnya dari penyimpanan disk komputer dan waktu pemrosesan komputer. Masalahnya adalah mengembangkan skema penagihan yang adil yang mendorong pengelolaan data yang baik tetapi tidak menghalangi penggunaan.

9. Pulihkan/kembalikan dan tingkatkan (recover/restore and upgrade)

Saat aset menjadi tua atau rusak, sering kali aset tersebut direnovasi dan dioperasikan kembali. Ketika keterampilan karyawan menjadi usang karena teknologi atau metode baru, karyawan tersebut dilatih untuk lingkungan baru. Proses yang sama juga terjadi pada data organisasi. Ketika database rusak karena beberapa kerusakan perangkat keras atau perangkat lunak, prosedur harus ada untuk memulihkan database ke kondisi bersih dan tidak terkontaminasi. Biasanya, salinan cadangan database secara berkala akan dibuat dan log elektronik akan menyimpan pembaruan ke database sehingga pemulihan dapat terjadi dengan cepat.

10. Tentukan retensi dan buang (determine retention and dispose)

Pemimpin harus bisa memutuskan berapa banyak riwayat data yang perlu disimpan sebab beberapa data perlu disimpan dalam database aktif, sementara data lain mungkin diarsipkan untuk digunakan hanya jika diperlukan. Akhirnya, data harus diringkas, dihilangkan, dan/atau dipindahkan ke gudang data. Menyimpan data terlalu lama tidak hanya mahal dalam hal ruang penyimpanan, tetapi penggunaan data lama juga dapat membuat prakiraan dan analisis lainnya bias. Dengan tren pergudangan data, mekanisme baru ada untuk menyimpan data untuk membantu pengambilan keputusan organisasi.

11. Urus dan konsultasikan untuk penggunaan yang efektif (train and consult for effective use)

Hanya karena data ada, belum tentu digunakan secara efektif. Data yang disimpan dalam database, artinya, sistem presentasi apa yang melaporkan data ini, dan bagaimana data tersebut dapat diakses secara ad hoc, semuanya harus dijelaskan kepada pimpinan yang mungkin ingin menggunakan data tersebut.

C. Kebijakan Manajemen Data

1. Kepemilikian data

Seorang pemimpin dapat menjadi sangat posesif tentang data, baik untuk alasan organisasi maupun pribadi seperti berikut ini:

a. Kebutuhan untuk melindungi privasi pribadi

b. Kebutuhan untuk melindungi rahasia organisasi

c. Persyaratan untuk mengizinkan hanya mereka yang perlu tahu untuk melihat data sensitif

d. Keinginan untuk mempromosikan persaingan internal dan untuk membenarkan penggunaan sumber daya yang langka

e. Keinginan untuk menunjukkan komitmen terhadap pekerjaan seseorang dan kepemilikan data yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaannya

f. Keinginan untuk menggunakan informasi sebagai kekuatan untuk keuntungan politik

Komitmen terhadap kualitas data, pengendalian biaya pengelolaan data, dan penggunaan data untuk keuntungan strategis sangat penting untuk mendapatkan manfaat terbesar dari pengelolaan sumber data. Di sisi lain, sifat posesif tentang data dapat menghambat berbagi data, yang dapat membatasi akses ke data dan meningkatkan biaya pemrosesan data untuk seluruh organisasi. Budaya tentang data harus dikelola sebagai bagian dari manajemen sumber daya data.

2. Administrasi data

Untuk mengelola data dengan lebih baik, banyak organisasi telah membentuk unit untuk memimpin upaya pengelolaan data. Biasanya, grup ini disebut administrasi data, meskipun istilah lain dapat digunakan. Kelompok ini sering melapor sebagai unit staf kepada pimpinan bagian sistem informasi, meskipun struktur lain dimungkinkan. Bagaimanapun, organisasi harus memiliki kebijakan tata kelola data yang menguraikan peran grup administrasi data dan peran pimpinan dalam administrasi data.

Referensi

Brown, C. V., DeHayes, D. W., Hoffer, J. A., Martin, E. W., & Perkins, W. C. (2012). Managing Information Technology, 7th Edition. New Jersey: Pearson.