Diklogi

No

Aktivitas

Langkah-Langkah

1

Buat data mail merge

1.   Buatlah sebuah folder untuk mengelompokkan beberapa photo dan berikan nama pada setiap photo (opsional)

2.   Buat daftar nama di lembar exel. Contoh, daftar nama mahasiswa dengan field No, Nama, Alamat, Photo

3.   Isikan field Photo dengan nama yang sama dengan photo yang ada di folder photo. Contoh, widia.jpeg dst

4.   Simpan file exel tersebut

2

Import data ke mail merge

1.   Pada lembar kerja Word, buat sebuah surat lengkap dengan tanggal, nomor surat, dan isinya

2.   Pilih menu Mailings

3.   Pilih panah ikon Select Recipients

4.   Pilih Use an Exiting List

5.   Pilih file exel yang dibuat tadi

6.   Klik Ok

3

Lakukan mail merge

1.   Letakkan kursor di nomor surat

2.   Pilih panah ikon Insert Merge Field

3.   Pilih No (No ini merupakan field No yang kita buat di exel tadi)

4.   Lanjutkan dengan memilih field Nama dan Alamat melalui ikon Insert Merge Field  dengan meletakkan kursor sesuai posisinya

5.   Untuk field photo, letakkan kursor diposisi yang ditentukan untuk letak photo

6.   Pilih menu Insert

7.   Pilih panah ikon Quick Parts

8.   Pilih Field

9.   Pada kotak Field Names, pilih IncludePicture

10.    Copy lokasi photo pada folder yang kita buat tadi. Contoh, D:\My Picture\Photo\Widia.jpeg

11.    Klik Ok

12.    Kemudian tekan Alt+F9 (pada beberapa PC tekan Fn+Alt+F9 jika cara awal tidak bekerja)

13.    Untuk menghubungkan photo dengan file exel yang telah kita buat, blok tulisan nama fotonya saja. Contoh, Widia.jpeg

14.    Pilih menu Mailings

15.    Pilih panah ikon Insert Merge Field

16.    Pilih field photo sehingga tulisan Widia.jpeg berubah menjadi {MERGEFIELD photo}

17.    Tekan Alt+F9 (pada beberapa PC tekan Fn+Alt+F9 jika cara awal tidak bekerja)

18.    Setelah setiap field sudah diinputkan, pilih panah ikon Finish & Merge

19.    Pilih Edit Individual Documents

20.    Pilih All dan klik OK

21.    Blok semua hasil mail merge atau tekan Ctrl+A

22.    Tekan F9 (pada beberapa PC tekan Fn+ F9 jika cara awal tidak bekerja)

4

Mail merge tingkat lanjut

1.   Untuk membuat banyak label dalam satu lembar dengan menggunakan mail merge, buka lembar baru Ms. Word

2.   Buat tabel yang terdiri dari 2 kolom dan 2 baris

3.   Buat label dengan ketentuan ada no, nama, alamat, dst pada baris pertama di tabel yang dibuat

4.   Lakukan Insert Merge Field seperti contoh sebelumnya

5.   Copy isian baris pertama lalu paste pada tiga baris lainnya

6.   Untuk membedakan record dalam satu lembar, letakkan kursor di baris kedua sebelum field no

7.   Pilih menu Mailings

8.   Klik panah ikon

9.   Pilih Next Record sehingga muncul tulisan «Next Record»

10.    Pilih Edit Individual Documents

11.    Pilih All dan klik OK